יכול להיות שנתקלתם לא אחת במונח לוח גאנט. אבל האם אתם משתמשים בו? גאנט הוא אחד מהכלים הפופולריים ביותר לניהול פרויקטים בזכות היתרונות הרבים שלו.
זה לא משנה אם אתם מתכננים ומוציאים לפועל פרויקט קטן או גדול, אם אתם צרכים גאנט שיווקי או גאנט תוכן, לוח גאנט שבועי או לוח גאנט שנתי. בכל מצב יש דרך מאוד ברורה לבניית גאנט בצורה מוצלחת שתאפשר לכם לתכנן, לעקוב ולהוציא לפועל כל פרויקט מכל סוג שהוא. המומחים של איסייט מסבירים לכם כאן את הכללים לבניית גאנט בצורה מוצלחת, שלב אחר שלב.
מה זה גאנט?
גאנט עבודה הוא כלי חזותי, סוג של תרשים, המייצג לוח זמנים של פרויקט אשר בזכות הבהירות והפשטות שלו עוזר לצוותים ומנהלים לעקוב אחר משימות בפרויקט. למעשה גנט הוא המצאה די ותיקה עוד משנת 1910. הוא נקרא כך על שם הנרי ל. גאנט אשר ייצר אותו לראשונה. יחד עם זאת, הוא מאוד נפוץ בימינו.
בפועל גאנט עבודה מורכב מציר זמן וציר משימות. באמצעות גאנט ניתן לדעת מהו תאריך ההתחלה ותאריך הסיום של המשימה, אילו משימות יש והאם הן תלויות אחת בשנייה. היתרון הבולט של הגנט הוא היכולת שלו להציג בצורה ויזואלית פשוטה וקלה להבנה, ציר זמן מורכב של פרויקט. תרשים גנט יכול להיות שבועי, חודשי ושנתי.
איך לבנות תרשים גאנט?
יצירת גאנט תלויה במסגרת הזמן לפרויקט. ניתן לייצר גאנט שבועי, גאנט חודשי או גאנט שנתי. נתייחס לשלבים ליצירת כל אחד מהם. נציין כי השלבים נכונים לסוג של גאנט ובכלל זה גאנט שיווקי, גאנט תוכן ועוד.
איך בונים גאנט שבועי?
- רשמו את כל המשימות לאותו השבוע.
- צרו ציר אופקי המחולק לימי השבוע.
- ציירו סרגל עבור כל משימה, שמתחיל בתאריך ההתחלה ומסתיים בתאריך הסיום באותו השבוע.
- בחנו האם יש תלות בין המשימות? אם כן, וודאו שמשימה לא מתחילה לפני שהתנאי למשימה מתקיים (כלומר המשימה שצריכה הסתיים לפני שהמשימה הזו תתחיל).
איך בונים גאנט חודשי?
- זהו את כל המשימות, וכל תתי המשימות לאותו החודש.
- חלקו את הציר האופקי של הזמן לשבועות.
- העריכו כמה זמן תמשך כל משימה וציירו פסים מתאימים.
- בחנו תלות בין משימות וצרו חצים מתאימים ביניהם על מנת לייצר את הקישור. וודאו שבהתאם לתלות, משימות לא מתחילות לפני הזמן.
איך בונים לוח גאנט שנתי?
- זהו אבני דרך ומשימות עיקריות עבור השנה בשלמותה.
- חלקו את הציר האופקי ל- 4 רבעים או ל- 12 חודשים.
- העריכו כמה זמן תימשך כל משימה, ציירו פסים לכל משימה. שימו לב לתאריכי התחלה וסיום.
- חברו משימות התלויות זו בזו.
מהם השימושים לבניית גאנט?
למעשה בתעשיות שונות, למשל תחום השיווק, יצירת התוכן והפרסום, עושים שימושים בלוח גאנט. בכולם הגאנט משמש לאותם שימושים נפוצים:
מפת דרכים ברורה להשלמת הפרויקט- תרשים גאנט עוזר לפרק פרויקט למשימות, קביעת מועדים, הקצאת משאבים. למעשה לוח גאנט מאפשר ניהול פרויקט והבטחת השלמתו.
מעקב ובקרה- גאנט מאפשר להשוות בין הצפי לבין המציאות. ככל ותזהו כי קיים פער בין השניים תוכלו לזהות עיכובים ולבצע שינויים נדרשים במטרה להמשיך את התקדמותו כמתוכנן.
ניהול משאבים- לוח גאנט מאפשר לדעת מי אחראי על אילו משימה ומתי כל משימה צריכה להתבצע ולכן הוא מאפשר הקצאת משאבים בצורה יעילה.
כלי תקשורת- כאשר פרויקט מערב מספר גורמים שונים, הגנט משמש ככלי תקשורת מצויין ומציע תמונה ברורה לכולם לגבי התקדמות הפרויקט.
ניהול סיכונים- גאנט עבודה מאפשר לזהות סיכונים פוטנציאלים ולפתח אסטרטגית מנע.
איפה אפשר לבנות טבלת גאנט?
בניית גאנט באקסל
כולנו מכירים אקסל ככלי מעולה ליצירת טבלאות. ככזה הוא גם כלי שימושי ונפוץ ביותר גם ליצירת גנטים. הוא מציע מגוון פונקציות וגמישות רבה להתאמת הגנט עבור הפרויקט שלכם.
Microsoft Project
להבדיל מבניית גאנט באקסל, הכלי הנ”ל הוא כלי ניהול פרויקטים מקיף שתוכנן מראש במטרה לייצר תרשימי גנט וניהול פרויקטים.
Smartsheet
כלי לניהול מבוסס ענן המציע שילוב של יכולות של תרשים גנט יחד עם כלים ליצירת שיתופי פעולה.
Trello
מאפשר יצירת תרשימי גאנט, מעקב אחר ביצוע משימות, ושיתוף בין מספר חברי צוות.
Google Sheets
מאפשר יצירת תרשימי גאנט ושיתוף פעולה בזמן אמת.
לסיכום
תרשים גאנט הוא כלי יעיל במיוחד לניהול פרויקטים, אשר באמצעות ייצוג ויזואלי, הוא מציג קשר ברור בין משימות, זמנים ואת התלות ביניהם. תרשים גאנט איכותי יכול לאפשר תכנון, מעקב, ותקשורת יעילה בין חברי הצוות לפרוייקטים שבועיים קטנים, חודשיים או שנתיים גדולים.
